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PREGUNTAS FRECUENTES EN MATERIA DE CONTROL INTERNO Y AUDITORÍA ¿CUÁL ES EL FUNDAMENTO CONSTITUCIONAL Y LEGAL DEL CONTROL INTERNO? La concepción de un Estado Social de Derecho hizo que la Constitución de 1991 creara una serie de controles y sus respectivas instancias, esperando con ello garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia de la administración pública y el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. Entre los mencionados controles, la Constitución Política de Colombia estableció el control interno, señalando en los artículos 209 y 269, respectivamente, que: "(…). La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley." "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley (…)" Estos artículos fueron reglamentados por la Ley 87 de 1993, "por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado (…)". ¿QUÉ ES EL CONTROL INTERNO? "El control interno es un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento." (Control Interno - Marco Integrado, COSO[1]2013). Conforme a lo establecido en el artículo 1 de la Ley 87 de 1993, se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del control interno consulta los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, se concibe y organiza de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tienen responsabilidad de dirección y mando. El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la entidad y debe cumplirse en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. ¿DE QUIÉN ES LA RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO? El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, es responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también es responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. (Artículo 6, Ley 87 de 1993). En el caso de la Rama Judicial, con el objeto de asegurar la realización de los principios que gobiernan la administración de justicia, le corresponde al Consejo Superior de la Judicatura, implantar, mantener y perfeccionar un adecuado control interno, integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación; por un sistema de prevención de riesgos y aprovechamiento de oportunidades, procesos de información y comunicación, procedimientos de control y mecanismos de supervisión, que operen en forma eficaz y continua en todos los niveles que componen la Rama Judicial. (Artículo 105, Ley 270 de 1996). ¿CÓMO ESTÁ INTEGRADO EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO? El Sistema Institucional de Control Interno está integrado por el esquema de controles de la organización, la gestión de riesgos, la administración de la información y de los recursos y por el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas, resultados u objetivos de la entidad. (Artículo 2.2.21.3.1, Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 8 del Decreto 648 de 2017). ¿QUÉ ES EL MECI Y DE DÓNDE SURGE LA OBLIGACIÓN DE IMPLEMENTARLO? El Modelo Estándar de Control Interno (MECI), es un modelo único de control interno, adaptado a la realidad y necesidades del sector público colombiano, basado en modelos de control interno reconocidos internacionalmente, orientado a estandarizar un sólo marco de control en todas las entidades del Estado, para hacerlo más efectivo en su apoyo a estas en la consecución de sus objetivos. Dicho modelo proporciona la estructura de control de la gestión, especificando los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema Institucional de Control Interno. El MECI como estructura de control única que garantiza obligatoriedad, fuerza vinculante y uniformidad en su implantación, permite implementar y operar de manera uniforme el Sistema de Control Interno en todas las entidades del Estado. El MECI surgió del análisis normativo y técnico que reflejó que la Ley 87 de 1993 desarrolló los fundamentos básicos del control interno que ordenan los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, mas no los aspectos estructurales del control interno que garanticen uniformidad conceptual y técnica en la implementación del Sistema de Control Interno. A pesar de esto, la jerarquía jurídica que le otorga la Constitución y la Ley al control interno, le da un valor inestimable al considerarlo como de obligatorio cumplimiento para todas las entidades del Estado y aporta la base constitucional y legal de los aspectos aplicativos del sistema. El MECI, adoptado para el Estado colombiano a través de los Decretos 1599 de 2005 y 943 de 2014, fue actualizado a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) en sus versiones: (1) de octubre de 2017, (2) de julio de 2018, (3) de diciembre de 2019, y (4) de marzo de 2021, siendo obligatorio su cumplimiento y aplicación por parte de las entidades y organismos a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993. (Artículo 2.2.23.2, Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 1499 de 2017). El MECI de la Rama Judicial, fue actualizado por el Acuerdo PCSJA20-11593 del 08/07/2020, "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en la Rama Judicial, se ordena su implementación y se dictan otras disposiciones relacionadas". ¿QUÉ SON LAS UNIDADES U OFICINAS DE CONTROL INTERNO O DE AUDITORÍA Y CÓMO CUMPLEN SUS FUNCIONES? Las unidades u oficinas de control interno o de auditoría son uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. (Artículo 9, Ley 87 de 1993). Estas oficinas cumplen las funciones establecidas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, desarrollando su labor a través de los roles de: liderazgo estratégico, enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, y relación con entes externos de control, señalados en el artículo 2.2.21.5.3 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 17 del Decreto 648 de 2017, empleando como mecanismos de verificación y evaluación del control interno, las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y otros mecanismos modernos de control que implican el uso de mayor tecnología, eficiencia y seguridad. En el caso de la Rama Judicial esta oficina se denomina Unidad de Auditoría, adscrita al Consejo Superior de la Judicatura; que, en cumplimiento de sus funciones, a través de los mencionados roles, desarrolla la actividad de auditoría interna en el marco del proceso Gestión de Control Interno y Auditoría del SIGCMA, utilizando para ello los procedimientos y documentos asociados; los cuales están diseñados atendiendo estándares internacionales como el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna (MIPP), las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna y la GTC-ISO 19011:2018. Adicionalmente, con el objeto de garantizar la independencia y objetividad de la actividad de auditoría interna, así como la calidad del proceso, atendiendo la normatividad técnica y reglamentaria, la Unidad de Auditoría tiene implementados los siguientes instrumentos de auditoría: i) Programa Anual de Auditoría (PAA); ii) Estatuto de Auditoría Interna de la Rama Judicial; iii) Código de Ética del Auditor Interno de la Rama Judicial. ¿QUÉ ES UN PLAN DE MEJORAMIENTO? Un Plan de Mejoramiento es el instrumento de gerencia estratégica que consolida el conjunto de acciones planeadas, organizadas, integradas y sistematizadas, que los responsables de los procesos, actividades o asuntos objeto de auditoría han decidido adelantar, tendientes a corregir o subsanar las causas de las deficiencias o hallazgos que hayan sido identificados e incluidos en el informe de auditoría, en ejercicio de las auditorías internas, los reportados por la Contraloría General de la República, o del resultado del proceso de autoevaluación, para producir cambios en los resultados de la gestión y desarrollar la cultura de la mejora continua. En el caso de la Rama Judicial, para facilitar la formulación de los planes de mejoramiento, resaltando la importancia que tiene el hecho de que se debe realizar un ejercicio técnico y juicioso de identificación de las causas, a fin de que las acciones que se planteen sean realmente efectivas y generen un impacto real y medible de intervención, que propenda por el mejoramiento de los procesos y de la operación de la entidad en general, se cuenta con los siguientes instrumentos:
¿DÓNDE SE PUEDE OBTENER MÁS INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD DE AUDITORÍA? Para más información de la Unidad de Auditoría del Consejo Superior de la Judicatura sobre: la definición de la actividad de auditoría interna, conceptos de autoevaluación y evaluación independiente de sistema de control interno, conformación y cobertura, formas de contacto, el director, definición de la Unidad y sus objetivos, funcionamiento, acceso a informes de gestión, evaluación y auditoría, informes de ley, instrumentos de auditoría, mecanismos internos y externos de supervisión, notificación y vigilancia, planes de mejoramiento, seguimiento al ejercicio presupuestal, información general y de interés y últimas noticias, visite el micrositio del portal institucional de la Rama Judicial: https://www.ramajudicial.gov.co/web/unidad-de-auditoria/inicio. [1]COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) es una organización compuesta por organismos privados, establecida en los EE.UU., dedicada a proporcionar marcos y orientaciones generales sobre aspectos fundamentales de control interno, gestión del riesgo empresarial y disuasión del fraude diseñados para mejorar el desempeño organizacional y la supervisión y reducir el grado de fraude en las organizaciones. El Informe COSO es un documento que contiene las principales directivas para la implantación, gestión y control de un sistema de control interno. |
