La Unidad de Auditoría está conformada por un equipo de profesionales, tanto en el nivel central en la ciudad de Bogotá, como a nivel seccional en 19 ciudades capitales de departamento, ubicados en las sedes de las respectivas Direcciones Seccionales de Administración Judicial, con las competencias laborales en sus componentes funcionales y comportamentales; entendidas dichas competencias, como la capacidad para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados, las funciones inherentes a sus cargos, la cual está determinada por sus conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes.

Consciente de la importancia del ejercicio de sus funciones y actividades que son de carácter interdisciplinario, la Unidad de Auditoría viene consolidando un equipo de trabajo multidisciplinario, ubicado tanto en el nivel central, como seccional; con el propósito de armonizar y fortalecer los roles que por disposición legal debe cumplir; estructurando y actualizando, con base en estándares internacionales y mejores prácticas, sus procedimientos e instrumentos de auditoría, los cuales brindan orientación conceptual y parámetros de referencia útiles, que contribuyen al cumplimiento de sus objetivos.

Por su parte, los profesionales de la Unidad de Auditoría cuentan con directrices y herramientas técnicas modernas, apropiadas y suficientes para cumplir sus funciones de manera eficaz y eficiente, que por consiguiente les permite llevar a cabo adecuadamente la evaluación independiente del Sistema Institucional de Control Interno y la actividad de auditoría interna, tal como lo establece el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) de la Rama Judicial.

Es importante destacar que la Unidad de Auditoría trabaja de forma permanente en incentivar a todos sus servidores para que propendan por su desarrollo profesional continuado y su compromiso institucional, con el fin de fortalecer y mantener actualizados sus conocimientos, aptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus deberes y así contribuir eficazmente al cumplimiento de las responsabilidades colectivas de la Unidad.

La actividad de la Unidad de Auditoría tiene cobertura y alcance en todo el territorio nacional y sobre todos los procesos con los que opera la Rama Judicial, que ejecutan las distintas corporaciones, despachos judiciales y dependencias administrativas, que respectivamente cumplen funciones jurisdiccionales y administrativas.

Las disposiciones contenidas en las leyes 87/1993 y 270/1996, en el Decreto-ley 403 de 2020, así como en los Acuerdos 74 y 158 de 1996, PSAA05-2961, PCSJA18-10903 y PCSJA19-11326, reglamentan la estructura de la Unidad de Auditoría, su planta de personal y sus funciones.

Las funciones de la Unidad de Auditoría y del Auditor del Consejo Superior de la Judicatura, establecen que esta funciona con una dependencia en el nivel central y unas oficinas en el nivel seccional; como forma de extensión de la Unidad de Auditoría, que tienen como propósito lograr una mayor cobertura en el ámbito geográfico y operativo de esta; las cuales dependen funcional y jerárquicamente del Director de la Unidad de Auditoría (Auditor); y, en este orden, el equipo de trabajo a estas adscrito y a él asignado. Es decir, los empleados de la Unidad de Auditoría que prestan sus servicios y cumplen sus funciones en el nivel seccional; ocupan, exclusivamente, los cargos dispuestos en la planta de personal, cuyas denominaciones, niveles ocupacionales, nomenclatura y requisitos mínimos regula el Acuerdo PSAA13-10036.

La Unidad de Auditoría en su conjunto -nivel central y seccional- opera de forma exclusiva el proceso Gestión de Control Interno y Auditoría del SIGCMA, del cual su líder natural es el Auditor del CSJ, como así está establecido en su caracterización, no siendo posible delegar sus funciones legales en ninguna otra dependencia o autoridad administrativa de la Rama Judicial. Dicho proceso, por su naturaleza, es transversal a toda la Rama Judicial. 

Las actividades de planeación, ejecución, verificación y actuación (PHVA) del proceso Gestión de Control Interno y Auditoría, a través del cual la Unidad de Auditoría (nivel central y seccional) y el Auditor del CSJ cumplen sus funciones, establecidas tanto en las leyes como en los decretos reglamentarios y en los Acuerdos internos; son organizadas, dirigidas y supervisadas por el Director de la Unidad de Auditoría, quien por disposición de la Ley 87 de 1993, es el responsable de la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno de la Rama Judicial; por tanto, el único facultado para suscribir informes y emitir conceptos, opiniones fundadas o recomendaciones no vinculantes con respecto al sistema de control interno, la actividad de auditoría interna y la mejora continua.

Dichas actividades, ejecutadas por el Auditor y su equipo de trabajo, de nivel central y seccional, se hacen en el marco de los mandatos legales generales y en particular en lo dispuesto en los artículos 2.2.21.4.8 y 2.2.21.5.3 del Decreto 1083 de 2015; que respectivamente, establecen los instrumentos mínimos que para la actividad de la auditoría interna se deben adoptar y aplicar y los roles a través de los cuales las oficinas de control interno deben desarrollar su labor, a saber: liderazgo estratégico, enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, relación con entes externos de control.

Entre los instrumentos que se mencionan se encuentran: El Programa Anual de Auditoría (PAA), la Carta de Representación, el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del Auditor Interno de la Rama Judicial, estos dos últimos adoptados mediante Acuerdo PCSJA19-11253.

El PAA es el documento formal, aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y el Consejo Superior de la Judicatura que contiene y describe el conjunto de auditorías y actividades a realizar durante una vigencia; mismo que es construido y ejecutado, bajo el liderazgo del Director de la Unidad de Auditoría, con la participación de la totalidad del personal, tanto del nivel central como seccional.

El Estatuto de Auditoría Interna es el documento formal que define el propósito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditoría interna, la posición de la actividad de auditoría interna dentro de la Rama Judicial y que autoriza el acceso a los registros, al personal y a los bienes pertinentes para la ejecución de los trabajos, y el ámbito de actuación de las actividades de auditoría interna.

Entre otras cosas, dicho Estatuto indica que, para el ejercicio de la actividad de auditoría interna, la Unidad de Auditoría tiene definidas cuatro fases que desarrollan la cadena de valor del proceso Gestión de Control Interno y Auditoría, siendo estas: 1. Programa Anual de Auditoría, 2. Planeación de la Auditoría, 3. Ejecución de la Auditoría, 4. Comunicación de Resultados; mismas que son cumplidas a cabalidad por todos los auditores de la Unidad de Auditoría, tanto a nivel central como seccional, a través de los siguientes procedimientos del SIGCMA:

• Procedimiento: Realización de Auditoría Interna de Gestión
• Procedimiento: Realización de Auditoría Especial
• Procedimiento: Formulación, Evaluación y Seguimiento de Planes de Mejoramiento
• Procedimiento: Preparación y Presentación de Informes Externos e Internos de Orden Legal y otros

Estos procedimientos, así como el proceso mismo, están diseñados atendiendo estándares internacionales como el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna® (MIPP), las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna y la GTC-ISO 19011:2018, los cuales contemplan la ejecución del ciclo PHVA^[1].

El personal de la Unidad de Auditoría; tanto del nivel central, como seccional, cumplen sus funciones bajo la dirección, supervisión y control del Director de la Unidad de Auditoría y así mismo ejecutan las actividades y tareas que él les asigne en el marco del Programa Anual de Auditoría, el cual tiene cobertura a nivel nacional; es decir, este incluye las auditorías y demás actividades que se deben desarrollar en los niveles, central y seccional.

Las actuaciones de los auditores que cumplen sus funciones en los niveles central y seccional, se circunscriben exclusivamente a lo señalado en el Programa Anual de Auditoría, a lo expresamente delegado u ordenado por el Director de la Unidad de Auditoría y en los Acuerdos del CSJ; sin que gocen de autonomía más allá de la otorgada para el ejercicio de la actividad de auditoría interna en el marco del Estatuto de Auditoría, del Código de Ética del Auditor y de los procedimientos del SIGCMA, así como de la independencia y objetividad que estos instrumentos les exige.

Así las cosas, el único Líder del proceso Gestión de Control Interno y Auditoría, -rol indelegable- es el Director de la Unidad de Auditoría (Auditor del CSJ). Los profesionales al servicio de la Unidad de Auditoría, en particular los del nivel seccional, tienen el rol de ejecutores, lo que no los faculta para diseñar o adoptar procesos, procedimientos o programas de auditoría propios; debiendo subordinase y dar estricta aplicación a los procedimientos, lineamientos, planes, programas y demás disposiciones que en la materia expide el Consejo Superior de la Judicatura y el Director de la Unidad de Auditoría.

El proceso Gestión de Control Interno y Auditoría tiene inmerso en su caracterización y en los procedimientos con los cuales se lleva a cabo sus actividades, el ciclo PHVA, que es transversal a toda la Rama Judicial; y en ese mismo sentido, los riesgos y los indicadores son únicos para este, independientemente del lugar de la geografía nacional donde se ejecuten (nivel central o seccional).

[1] El ciclo PHVA propiamente dicho lo refieren las NTC ISO 9001:2015 y NTC 6256:2021, como parte del enfoque a procesos que estas promueven para la implementación de un SGC, el cual puede aplicarse a todos los procesos y al sistema como un todo, agrupando en torno a este, los capítulos 4 a 10 de las normas, que contienen los requisitos que dicho sistema debe cumplir para que este sea conforme a estas.