TERCER COMITÉ DE PROFESIONALES SIGCMA

El día 15 de mayo del 2019 se realizó el tercer Comité de Profesionales del SIGCMA con base en los lineamientos impartidos por la Magistrada Lider del SIGCMA la Doctora Martha Lucia Olano de Noguera y el cual fue realizado en el Edificio de la Bolsa Piso 9 de 8:00 am a 12:30 pm, donde contó con la participación del Doctor Nelson Rincon de la Unidad Administrativa donde se expuso la propuesta inicial en la modificación del mapa de procesos y proponer dos procesos el de Adquisiciones Bienes y Servicios y otro proceso como Gestión Administrativa el cual se someterá a consideración y aprobación en el próximo Comité Nacional de Líderes del SIGCMA.

Igualmente se trataron temas referentes a las observaciones realizadas por las unidades respecto a los documentos de la Unidad de Auditoria que habían realizado los Directores de cada unidad además de los Informe de actualización de caracterizaciones, procedimientos y formatos del SIGCMA que aún falta por entregar por parte de algunos procesos de Nivel Central y por último se socializó la herramienta tecnológica Office 365 como buena práctica para la gestión judicial y administrativa a cargo del Ingeniero de Microsoft Víctor Hugo Marin en el cual su principal propósito es utilizar esta herramienta al interior de cada despacho judicial generando más eficiencia, eficacia y efectividad en la administración de justicia, optimizando tiempos y recursos, logrando una mejor satisfacción al usuario, generando mejora continua y logrando una transformación de la justicia digital.

El proyecto consta de varias fases de implementación la cual se realizará en 4 meses y del cual se viene trabajando en los juzgados, Octavo Penal del Circuito de Bogotá, Noveno y Treinta Tres Laboral del Circuito de Bogotá y Cuarenta y Seis Administrativo de Circuito de Bogotá.

Esta adopción y casos de usos de la herramienta Office 365 se encuentra liderada por los Ingenieros de Microsoft, con el apoyo y acompañamiento del Magistrado del Consejo Seccional de Bogotá Doctor Hector Peña Salgado, el Magistrado Auxiliar  Doctor Francisco Bohada Rodriguez del despacho del Magistrado Doctor José Agustín Suárez Alba, y con colaboración de profesionales del Cendoj, la UDAE, jueces y empleados de cada uno de los despachos, en la cual se ha realizado con los ingenieros de Microsoft un trabajo de campo arduo en el que por medio del diagnóstico realizado en cada una de las visitas a los despachos judiciales se han detectado aspectos que se podría generar más automatización de las actividades rutinarias del juzgados y la mejora continua que se podría realizar en cada uno de ellos, iniciando con los Pilares de Transformación de Justicia Digital desde las personas las cuales son:

• Empoderar empleados de justicia.
• Atracción y experiencia del ciudadano.
• Optimización de Procesos.
• Transformación de la Gestión.

Para ello y gracias al análisis previo y el diagnóstico realizado a cada uno de los despachos judiciales se detectaron14 optimizaciones que se pueden realizar al interior de los juzgados estos son:

1. Equipos virtuales seguros de colaboración en el juzgado.
2. Agenda maestra digital del Juzgado.
3. Gestión de procesos y motor de búsqueda.
4. Identidad Digital.
5. La Baranda Digital.
6. Audiencias en espacios físicos con identidad digital.
7. Gestión segura de audio y video de audiencias en la nube.
8. Digitalización e inteligencia de formularios.
9. Optimización del registro, seguimiento y estados de procesos.
10. Multicanalidad digital para notificaciones judiciales.
11.  Sala de audiencia digital.
12. Tele- Trabajo y movilidad en la Rama Judicial.
13. Comunidades seguras de práctica.
14. Hub digital de entrenamiento en asuntos digitales.

Cabe resaltar que todas la bondades ofrecidas por la herramienta Office 365 se realizan por la cuenta de correo institucional la cual es la identidad digital propia dentro de la Rama Judicial y de las cuales consta de varias aplicaciones que hacen referencia a productividad individual  como lo es el OneDrive, Planeer, Microsoft To-Do, Kaizala y Microsoft Teams, referente a la productividad grupal encontramos SharePoint, OneNote, PowerApps, Yammer, Kaizala, Microsoft Teams, Microsoft Flow y Planner y para la productividad organizacional se encuentra Sway, Yammer, Microsoft Stream, Microsoft Forms y Share Point.