INDUCCIÓN SIGCMA- SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES DE BOGOTÁ

El 26 de octubre del 2023, se realizó inducción SIGCMA de los diferentes esquemas de certificación como  Sistemas de gestión de calidad, ambiental, ciberseguridad,  al del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes de Bogotá; en esta jornada se contó con la participación de la Magistrada Líder del SIGCMA la Dra. Martha Lucia Olano, el Dr. Jorge Enrique Vallejo Jaramillo Magistrado Consejo Superior de la Judicatura, el Dr. José Eudoro Narváez Vitteri Presidente Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, la Dra. Emilia Montañez Magistrada Líder del SIGCMA del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, el Dr. Mauro Heberto Morales Ardila Juez Coordinador, el Dr. Diego Edison Victorino Guzmán Coordinador Administrativo, jueces y servidores judiciales de los Juzgados del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes de Bogotá.

A continuación, palabras de la magistrada líder del SIGCMA:

En primer lugar, quiero agradecer la presencia de los servidores judiciales en este proceso de inducción, pero al mismo tiempo quiero resaltar el interés de los Juzgados y el Centro de Servicios del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes de Bogotá, quienes van a iniciar el proceso de implementación del SIGCMA con fines de certificación en el Sistema de Gestión de Calidad fundamentado en la norma NTC ISO 9001:2015; la norma Técnica y la Guía Técnica de Calidad fundamentada en la norma NTC 6256:2021 y por ende el Sistema de Gestión Antisoborno, fundamentado en la norma NTC ISO 37001:2016.

Este  es un paso fundamental pues  serán ustedes pioneros en la implementación del Sistema de Gestión Antisoborno en el área penal y específicamente en el Sistema de Responsabilidad Penal para adolescentes, lo cual hace mucho más interesante el reto, pues la responsabilidad de ser paradigmas en esta materia lleva consigo un gran reconocimiento, pero al mismo tiempo aunar esfuerzos para el logro de los objetivos Institucionales establecidos  en el PLAN SECTORIAL DE DESARROLLO 2023-2026: "Hacia una justicia confiable, digital e incluyente",  pues  en el mismo encontramos  en los objetivos 3 y 7 la necesidad de mantener, ampliar y fortalecer los sistemas de gestión de calidad, a saber:

Objetivo Estratégico 3:

Confianza pública, transparencia y rendición de cuentas: Aumentar la confianza en la justicia a través de la transparencia, rendición de cuentas y la participación, incluyendo la información de justicia y la producción, gestión y acceso a las fuentes del derecho, el fortalecimiento del sistema de gestión de calidad y medio ambiente (SIGCMA) y el mejoramiento de la calidad y publicidad de la información.

Objetivo 7:

Continuar la consolidación del SIGCMA, a través de los procesos de formación en modelos de gestión, logrando la implementación y ampliación de este en los esquemas certificados de manera gradual, teniendo en cuenta las capacidades de los diferentes despachos judiciales y dependencias de la Rama Judicial y articulando el enfoque de Arquitectura Empresarial para el desarrollo del PETD a través de la gestión del conocimiento para la gestión del cambio propendiendo por una cultura de la calidad, la transparencia, la rendición de cuentas, la anticorrupción y el antisoborno.

En este contexto en la Rama Judicial entendemos que la calidad de la justicia se concibe como un eje fundamental en el funcionamiento y organización de los poderes judiciales, que implica no sólo la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios del servicio público de administrar  justicia, sino también la incorporación de la celeridad, la simplificación y la innovación permanente de los procesos, aprovechando todos los recursos disponibles para la mejora continua de la gestión administrativa y judicial.

Acorde con lo anterior hemos de tener presente que en el diagnóstico del Plan Sectorial de Desarrollo se especifica: "(…) La transparencia de la Rama Judicial en la función de administrar justicia y del manejo de los recursos asignados para este propósito, así como la rendición de cuentas oportuna y con la participación de la ciudadanía y demás estamentos interesados en la administración de justicia, son factores trascendentales para afianzar la confianza en la justicia y para la legitimidad y gobernanza de la Rama. Para este propósito es esencial producir y divulgar la información suficiente, oportuna y de calidad para dar cuenta de la gestión judicial y administrativa, usarla para tomar decisiones y comunicarla de manera efectiva.

La Rama Judicial a través del Consejo Superior de la Judicatura desarrolla el principio constitucional de democracia participativa con la implementación del concepto de Justicia Abierta. Este concepto fue acuñado por la declaración de Asunción (Paraguay) adoptada en la XVIII Cumbre Judicial Iberoamericana con la finalidad de desarrollar los principios de transparencia, la colaboración y la participación. El principio de transparencia se centra en la publicidad de los actos del poder judicial y la rendición de cuentas, promueve la publicación proactiva de los datos en formatos de fácil acceso. El principio de colaboración busca promover una relación bidireccional con la ciudadanía como estrategia para reforzar la administración de justicia, de la misma forma el principio de participación busca mejorar la comunicación y construir soluciones enfocadas en el usuario de la justicia.

Estos elementos, son esenciales con el fin de comprender la necesidad de implementar herramientas gerenciales que hagan más cercana la justicia al ciudadano y en este sentido el SIGCMA a través de los procesos de formación en modelos de gestión, implementación y mantenimiento del sistema permite dar un salto cualitativo, pues de un lado le permite al Juez Director del Despacho  hacer seguimiento permanente a la dinámica organizacional del Despacho, pero al mismo tiempo hacer cercana la justicia al ciudadano, mediante un servicio de calidad, que visibilice la excelente gestión que realizamos los servidores judiciales.

Con el fin de hacer visible y documentar los procesos en el marco del SIGCMA hemos de tener presente algunos conceptos que son fundamentales, entre ellos:

1. La normalización, definida por la Organización ISO Internacional como la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político, social, económico, gerencial, organizacional. El proceso de normalización se realiza en pasos consecutivos que permiten estandarizar la gestión administrativa. La estandarización es el proceso de ajustar o adaptar características en un producto, servicio o procedimiento; con el objetivo de que éstos se asemejen a un tipo, modelo o norma en común.

2. La estandarización de procesos la entendemos como el ajuste de las etapas de los procesos organizacionales al interior de un Despacho Judicial y/o en un Centro de Servicios con el fin de que se asemejen a un modelo en común, estándar que se constituye en guía para la gestión.  Esta es la metodología indicada para quienes buscan organizar la rutina a través de pasos estandarizados, seguidos por todos los servidores judiciales, en el contexto local y nacional.

Este ejercicio, nos permitirá no solamente visionar, sino caminar hacia la innovación, mediante el uso e implementación de las Tecnologías de la Información en la Gestión Judicial, la cual debe estar fundamentada, como lo he sostenido permanentemente, en solidos procesos de formación en modelos de gestión, gestión del conocimiento, gestión del cambio, transformación digital 4.0, gobernanza gobernabilidad entre otros temas que desarrollamos en el Diplomado.

Para llevar a cabo el proceso, el Despacho Líder junto con la Coordinación Nacional del SIGCMA trabajará a partir del mes de febrero del 2024 con las dependencias judiciales y administrativas con el fin de documentar el sistema de acuerdo con los requisitos establecidos en las normas ISO, pero al mismo tiempo, teniendo en cuenta la experiencia de las dependencias judiciales ya certificadas, de tal forma que los principios de estandarización,  normalización y trabajo en equipo se hagan realidad, respetando siempre la independencia judicial en la decisión judicial, acorde con el principio constitucional en esta materia, pero fomentando la cultura organizacional estándar que debe tipificar al Juez Director del Despacho y por ende al Centro de Servicios Administrativos del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.

Como saben es un requisito esencial continuar con la formación permanente en modelos de gestión, razón por la cual los servidores del Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes de Bogotá tendrá prioridad en el proceso de formación planificado para el 2024 de ahí la necesidad de que cada Despacho Judicial, seleccione por lo menos un servidores judicial para que realice este proceso de formación el cual les será comunicado oportunamente, adicionalmente tendremos sesiones quincenales con el Coordinador Nacional del SIGCMA bajo el esquema de aprender a aprehender y aprender haciendo, de ésta forma vamos a ir levantando la plataforma estratégica y documentando todo el sistema, así como prepararnos para sustentar el mismo, en el marco de las auditorías internas y externas que se realizarán en el 2024.

Dicho lo anterior, los animo a continuar con este maravilloso reto y aunar esfuerzos de tal forma que con nuestra gestión sigamos cumpliendo con la función pública de administrar justicia y, en el mismo sentido agradezco la presencia del Magistrado Jorge Enrique Vallejo Jaramillo, Líder del Área Penal, pero al mismo tiempo un convencido de la importancia, eficiencia y eficacia de los sistemas de gestión en la administración de justicia.