FORMALIZACIÓN DEL COMITÉ DEL SIGCMA DEL CENTRO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LOS JUZGADOS DE EJECUCIÓN DE PENAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD DE BOGOTÁ

El día 26 de marzo del presente año con la presencia de la Magistrada Líder del SIGCMA, Doctora Martha Lucía Olano de Noguera, se llevó a cabo en el Edificio de la Bolsa Piso 7 a las 8:00 a.m. la formalización del Comité del SIGCMA del CENTRO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LOS JUZGADOS DE EJECUCIÓN DE PENAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD DE BOGOTÁ, donde se eligió como Presidenta del Comité del SIGCMA a la Doctora Shirly del Valle Albarracín Condía y el cual quedó conformado de la siguiente manera:

Acorde con lo anterior la Magistrada Lider del SIGCMA, Doctora Martha Lucia Olano de Noguera especificó que es función del Comité del SIGCMA que tendrá, entre otras, la misión de coadyuvar en la implementación e implantación del sistema y, obviamente lograr la certificación del sistema por parte del ICONTEC de la mano con la Coordinación Nacional de Calidad quien lidera este proceso, pero lo más importante es mantener el sistema, un sistema que  sea realmente funcional en el Centro de Servicios Administrativos, que permita agilizar los trámites y por ende que haga más eficiente el servicio a partir de la mejora continua de los procedimientos que se realiza diariamente.

Es importante para los que hoy conforman el Comité de Líderes del SIGCMA y el Comité de Profesionales del SIGCMA, que se deba documentar todo lo que hace, la evidencia es fundamental no solo en los procesos jurídicos, sino en los Sistemas de Gestión de Calidad, por ello es importante que tener en cuenta que algunos de los principales beneficios derivados de la implementación del SIGCMA, bajo los principios de normalización y estandarización son:

1. Planificación documentada de la gestión del Centro de Servicios Administrativos;
2. Estandarización de Procedimientos: el Sistema contribuye a unificar criterios y facilita el cumplimiento de metas y objetivos;
3. Enfoque por procesos: genera roles y responsabilidades transversales,  con lo cual se agiliza la toma de decisiones;
4. Afianzamiento de la cultura hacia la prevención: la construcción de metodologías para la administración y tratamiento de los riesgos, permite anticiparse a las dificultades que puedan poner en peligro la gestión de los despachos, pero al mismo tiempo permite identificar las oportunidades;
5. Fortalecimiento de los canales de comunicación: la elaboración de procedimientos claros y precisos, acompañado de la automatización de los procesos administrativos, facilita la interacción con el usuario del aparato de justicia;
6. Participación activa de los servidores judiciales en la gestión judicial;
7. Generación de un mayor nivel de confianza interno y externo;
8. Adecuación correcta a la legislación y normatividad relacionada las funciones propias del Centro de Servicios Administrativos corazón de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Bogotá;
9. Generación y sostenibilidad de una cultura de la calidad;
10. Participación en las actividades del SIGCMA a nivel nacional.
11. Generación de sinergias con servidores judiciales de otros distritos judiciales.
12. Formación permanente de los servidores judiciales en sistemas y modelos de gestión.

De la misma forma es importante tener presente, que en este proceso se trabajará bajo la orientación de la norma Técnica de Calidad 6256 y la Guía Técnica de Calidad 286 específicas de la Rama Judicial, teniendo en cuenta la función misional especifica del Centro de Servicios Administrativo de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Bogotá, con especial énfasis en:

1. Direccionamiento Estratégico;
2. Notificación de providencias judiciales;
3. Realización de Audiencias;
4. Apoyo a la Gestión Judicial (Reparto);

Cabe resaltar que el proceso de implementación del SIGCMA en un Centro de Servicios bajo los lineamientos de la Norma y la Guía Técnica de la Rama Judicial, es la primera vez que se hace por lo que este modelo será pionero para ser multiplicador de buenas prácticas a otros Centros de Servicios del País.