CEREMONIA DE CERTIFICACIÓN 2023- CICAJ

Los días 14 y 15 de marzo del 2024, se realizó ceremonia de certificación SIGCMA 2023- CICAJ en Cartagena de Indias, donde el Consejo Superior de la Judicatura y los Servidores Judiciales continúan con su compromiso de la mejora continua en el mantenimiento e implementación de Sistema de Gestión Control de la calidad y Medio Ambiente -SIGCMA; es por ello, que hoy tenemos 1372 sedes judiciales y dependencias administrativas certificadas en los nueves esquemas normativos de las Normas técnicas de gestión y 3762 servidores judiciales formados en procesos de gestión de calidad. 

A continuación, las palabras de la Magistrada Líder del SIGCMA, Dra. Martha Lucia Olano:

Respetados Comisionados de la CICAJ, Magistrados, Servidores Judiciales comprometidos con el SIGCMA, hoy quiero comenzar agradeciéndole a la vida, por permitirnos estar en LA CEREMONIA DE CERTIFICACIÓN DEL SIGCMA 2023-CICAJ, un espacio absolutamente maravilloso que nos permite, en primer lugar, reencontrarnos con nuestros Lideres de Proceso, con nuestros servidores de las dependencias judiciales y administrativas que hoy se certifican por primera vez en el Sistema de Gestión Antisoborno, Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Sello Safe & Healthy, entre otros.

Desde cuando fui elegida por el Consejo de Estado como Magistrada del Consejo Superior de la Judicatura, hace ya casi ocho años, no dude ni por un instante en asumir el liderazgo del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad. Hemos trabajado desde el inicio de forma denodada e incansable para responder a los retos que en materia de Gestión nos impone la Constitución Política de Colombia, la Ley 270/96, los Decretos reglamentarios en materia de sistemas de gestión de calidad y los Acuerdos que el Consejo Superior de la Judicatura ha expedido para el fortalecimiento del SIGCMA.

Sé que no ha sido fácil, pero contar con el apoyo indeclinable y el respaldo irrestricto de los Magistrados del Consejo Superior de la Judicatura nos ha permitido, en este período constitucional como Magistrada Líder del SIGCMA, visibilizar desde el sistema los grandes avances que tenemos en materia de gestión de calidad, con el fin de hacer más cercana la justicia al ciudadano, en cumplimiento de Nuestro Plan Sectorial de Desarrollo y acorde con los compromisos internacionales.

No puedo dejar de mencionar y agradecer el apoyo extraordinario que hemos recibido de los Comisionados de la CICAJ, su trabajo permanente y disciplinado nos ha permito ir fortaleciendo el sistema y cumplir, poco a poco, con los retos establecidos en los Reglamentos de la CICAJ, así como darle cumplimiento a los principios establecidos en el de Decálogo Iberoamericano para una Justicia de calidad, permitiéndonos fortalecer los procesos de sensibilización, capacitación y formación en modelos de gestión de calidad.

Prueba de ello es la presencia de nuestros Comisionados de la CICAJ y los servidores judiciales que hoy se certifican, quienes participaron en Diplomado de Modelos de Gestión con una intensidad de 194 horas, en metodología completamente virtual, haciendo uso de las TICs, como una mediación pedagógica que nos permite acceder al conocimiento.

Lo anterior se ha realizado honrando los compromisos adquiridos en el marco de la Asamblea Plenaria de la XXI Edición de la Cumbre Judicial Iberoamericana, realizada en Lima, Perú, en septiembre del año anterior, en el sentido de realizar la reunión preliminar a la Ronda Talleres de la Cumbre Judicial Iberoamericana 2024, proceso que ha sido liderado por nuestra Presidenta, la Magistrada Diana Alexandra Remolina y nuestro Comisionado el Doctor Aurelio Enrique Rodríguez Guzmán y el trabajo, silencioso y efectivo de la Coordinación Nacional del SIGCMA y su equipo de profesionales.

Permítanme, de una manera esquemática especificar los grandes logros del SIGCMA, los cuales encontrarán escaneando el código QR que encuentran en las carpetas y en la información remitida a través de las redes sociales y micrositio web.

En este contexto tenemos:

1. PLAN SECTORIAL DE DESARROLLO 2023-2026: "Hacia una justicia confiable digital e incluyente"

Como sabemos, el Plan Sectorial de Desarrollo define que el SIGCMA es una herramienta idónea para la articulación del enfoque de arquitectura empresarial que plantea el Plan de Transformación Digital de la Rama, y como estrategia para la concreción del Programa de Transparencia y Ética Pública, en la medida que se espera integrar dentro de los retos la certificación de la Norma del Sistema de Gestión Antisoborno, fundamentado en la norma NTC ISO 37001:2016.

De igual manera, se presenta como instrumento para realizar la actualización y formación en Modelos de Gestión, Gestión del Conocimiento, Gestión del Cambio, Transformación Digital, Continuidad de Negocio y Arquitectura Empresarial articuladas a las Estructuras de Alto Nivel, el Pensamiento Basado en Riesgos, la Norma Antisoborno, la Norma y la Guía Técnica de Calidad de la Rama Judicial, el MECI, el MIPG, etc.

En este orden de ideas, entre el año 2016 y 2023 el SIGCMA, atendiendo las directrices dadas por la Magistrada Líder, ha registrado un aumento significativo del 302% frente al año 2015, pasando de 341 a 1.372 dependencias certificadas en la norma NTC ISO 9001: 2015: Sistema de Gestión de Calidad.

Adicionalmente, es importante tener presente que la Rama Judicial ha crecido en los procesos de implementación y certificación en varios esquemas de certificación, actualmente los sistemas de gestión en los que estamos certificados por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, son los siguientes, con numero de sedes vigencias 2022 y 2023:

Fuente: Consejo Superior de la Judicatura – Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico/SIGCMA 2023

1. NORMA NTC ISO 9001:2015

De las 1372 dependencias certificadas en la norma NTC ISO 9001: 2015, corresponde a:

La Jurisdicción Ordinaria con el 70% que equivale a 962 dependencias judiciales, incluida la Sala de Casación Civil, Sala de Casación Laboral, Sala de Casación Penal, Sala de Especial de Primera Instancia y la Sala Especial de Instrucción de la Corte Suprema de Justicia, es un importante logro para la vigencia del año 2023, en lograr la certificación del 100% de la Corte Suprema de Justicia.

La Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo con el 22%, que equivale a 302 dependencias judiciales certificadas que incluye la Presidencia, Sección I, Sección IV, Sección V y la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, Tribunales y Juzgados a nivel nacional.

La Jurisdicción Disciplinaria con un 2%, que equivale a 25 dependencias judiciales, entre ellas, la Comisión Nacional de Disciplina Judicial (14) y la Comisión Seccional de Disciplina Judicial de Bogotá (11).

Al Órgano de Gobierno y Administración de la Rama Judicial- Consejo Superior de la Judicatura con el 6%, que equivale a 81 dependencias certificadas, Unidades Misionales, Consejos Seccionales de la Judicatura, Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, sus unidades técnicas, Direcciones Seccionales de Administración Judicial y Coordinaciones Administrativas, con una cobertura del 100% de su organización estructural.

2. NORMA NTC 6256:2021

Se logró la certificación en la Norma Técnica NTC 6256:2021 y la Guía Técnica de Calidad GTC 286: 2021 de la Rama Judicial, en la totalidad de las dependencias del Consejo Superior de la Judicatura y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, para un total de 81 dependencias.

En la parte jurisdiccional, obtuvo la certificación en las diferentes Corporaciones (De lo contencioso administrativo, ordinaria y disciplinaria) especialidades (civil, laboral, penal, familia, promiscuos, promiscuo y disciplinaria) y categorías (tribunales, juzgados de circuito y municipales), para un total de 1.289 dependencias judiciales certificadas en la Rama Judicial.

3. NORMA NTC ISO 14001: 2015 

La certificación en la norma NTC ISO 14001:2015, es importante porque ayuda a la Entidad a tomar medidas para identificar, controlar y reducir los impactos ambientales de las actividades de la organización y a su vez demuestra el compromiso con la protección del medio ambiente y la sostenibilidad. En virtud de ello, la Rama Judicial cuenta con 9 sedes judiciales y administrativas certificadas a nivel nacional

4. RESOLUCIÓN 777 DE 2021: OPERACIONES BIOSEGURAS: SELLOS DE BIOSEGURIDAD- HUELLA DE CONFIANZA.

En 2021 se logró la certificación de 77 sedes administrativas y judiciales mediante la resolución 777 de 2021, certificación que aún se mantiene.

5. SELLO SAFE & HEALTHY

Estos se han convertido en una herramienta vital para asegurar a los usuarios que están visitando un establecimiento seguro, limpio y saludable. En ese orden de ideas, en la vigencia 2023 obtuvimos la certificación en el sello en 63 sedes judiciales y administrativas a nivel nacional.

6. NTC ISO 37001:2016

En el marco de la implementación de esta norma NTC ISO 37001:2016 "Sistemas de Gestión Antisoborno", el Consejo Superior de la Judicatura, con el propósito fundamental de prevenir, detectar y enfrentar el soborno, implementó desde el año 2022 en sus Unidades Misionales y en todas las dependencias de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.

En 2023 se logró la implementación en dependencias judiciales como: la Corte Suprema de Justicia, Sala especial de Instrucción de la Corte Suprema de Justicia, Sala Especial de Primera Instancia de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, Comisión de Disciplina Judicial, Comisión Seccional de Disciplina Judicial. Actualmente, se cuenta 394 dependencias judiciales y administrativas certificadas.

Es importante resaltar que con el Consejo de Estado se realizaron jornadas de sensibilización en la Norma NTC ISO 37001:2016, contando una participación activa de los servidores judiciales, confiados que este sea solo el comienzo de una colaboración continua en la promoción de la integridad y la lucha contra el soborno.

7. NORMA NTC ISO 27001:2013

La certificación en la norma NTC ISO 27001 es esencial para la gestión de la seguridad de la información (SGSI), por lo que se logró mantener esta Certificación en 2 dependencias de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial (Unidad de Informática y Grupo de Proyectos Especiales de Tecnología).

8. NORMA NTC ISO 45001:2018

En la vigencia 2023 se realizó seguimiento a la certificación de la NTC ISO 45001:2018 en las 40 sedes judiciales y administrativas certificadas a nivel nacional que abarca a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y las Direcciones Seccionales de Administración Judicial.

AUDITORÍAS INTERNAS DEL SIGCMA

Para lograr la implementación y mantenimiento de las dependencias certificadas en sus diferentes jurisdicciones y especialidades de la Rama Judicial en el año 2023, se programaron en julio de dicho año las auditorías internas del SIGCMA, con una cobertura del 100% de las dependencias que fueron objeto de revisión para las auditorías de manera remota y presencial.

En el desarrollo de las mismas, se verificó la conformidad de los requisitos de las Normas, determinando eficacia, eficiencia, efectividad y calidad del SIGCMA, con un alcance en el Consejo Superior de la Judicatura del Nivel Central y las Unidades Misionales; Dirección Ejecutiva de Administración Judicial DEAJ y las Unidades Misionales; Consejos Seccionales de la Judicatura, Direcciones Seccionales de Administración Judicial; Tribunales y Despachos Judiciales certificados, Oficinas de Apoyo, Centros de Servicios, Secretaría (a) General; los Sistema de Gestión de las Altas Cortes:  Consejo de Estado, Corte Suprema de Justicia y Comisión Nacional de Disciplina Judicial.

AUDITORÍAS EXTERNAS DEL SIGCMA

En el marco de las auditorías externas que se realizaron en el mes de septiembre de 2023, el ente certificador verificó los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2015, NTC 6256:2021 – Guía Técnica GTC 286:2021, NTC ISO 14001:2015, al igual que la Resolución 777 del 2021 y el paso a la certificación en los sellos safe & healthy, en la norma 27001:2013, NTC ISO 37001:2016 y NTC ISO 45001:2018, en las sedes certificadas conforme al programa de auditoria entregado.

En la evaluación del SIGCMA en cada uno de los esquemas certificados se obtuvo un sistema eficaz y eficiente, en aras de brindar una mejor prestación del servicio de Administración de Justicia y de la mejora continua de la Entidad.

PROCESO DE FORMACIÓN DIPLOMADO.

El Consejo Superior de la Judicatura, comprometido con este proceso de capacitación, busca que los servidores judiciales tengan habilidades necesarias para mejorar procesos, tomar decisiones eficientes, impulsar la mejora continua y la exposición a nuevas perspectivas en el trabajo.

Teniendo en cuenta los datos reportados por el Icontec y con base en información del SIGCMA en el año 2019- 2023, ha capacitado en procesos de formación en sistemas de gestión de calidad a 3.162 servidores judiciales a nivel nacional, lo que demuestra el compromiso de la Entidad en brindar a los servidores judiciales formación en modelos de gestión, a fin de comprender la estructura y elementos, así como la mejora continua de su desempeño, cumpliendo los objetivos planteados en esta estrategia del Plan Sectorial de Desarrollo de la Rama Judicial.

3. COMISIÓN DE CALIDAD PARA LA JUSTICIA CICAJ

El compromiso por parte de la Presidente de la CICAJ y el Consejo Superior de la Judicatura consiste en buscar que los países miembros adopten e implementen un sistema de gestión, siguiendo el ejemplo de Colombia, como país con mayor número de servidores judiciales formados en sistemas de gestión y un alto número de dependencias judiciales y administrativas que se encuentran certificadas por un ente externo.

En ese orden de ideas, se extendió la invitación a los miembros de la cumbre judicial Iberoamericana a un diplomado en sistema de gestión, logrando la participación con resultados satisfactorios de 96 participantes de Cumbre de países como Panamá, Paraguay, Costa Rica, Hondura, España, Ecuador, El Salvador y Perú.

JORNADA DE SENSIBILIZACIÓN DE CALIDAD EN LA GESTIÓN JUDICIAL CON MAGISTRADOS DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA DE PANAMÁ.

En febrero de 2023 se llevaron a cabo las Jornadas de Información y Sensibilización sobre Calidad en la Justicia en el Poder Judicial de Panamá, el cual buscaba contar con una herramienta que guiara la gestión y actividades de la Institución, amparadas en principios de calidad de servicio y satisfacción de los usuarios.

Es por ello que consideró de vital importancia conocer experiencias y resultados en la implementación de la Calidad en la Justicia en Poderes Judiciales de los hermanos países de Costa Rica y Colombia, pioneros en esta iniciativa. 

El resultado de la jornada de sensibilización fue exitosa por parte del Coordinador Nacional del SIGCMA, por cuanto se mostraron y compartieron las experiencias con el ánimo de fortalecer los sistemas de calidad desarrollados en ambos países.

XXI CUMBRE JUDICIAL IBEROAMERICANA PERÚ 2023

En septiembre de 2023, la ciudad de Lima, Perú, llevó a cabo la Asamblea Plenaria XXI Cumbre Judicial Iberoamericana "POR UNA CARRERA JUDICIAL INDEPENDIENTE Y EFICAZ".

En el desarrollo de la Asamblea, el Magistrado Aurelio Enrique Rodríguez Guzmán, Presidente del Consejo Superior de la Judicatura el año anterior, fue elegido miembro-comisionado de la Comisión de Calidad para la Justicia – CICAJ, junto con los representantes de Brasil, España, Panamá, Costa Rica y Paraguay.

Como ya lo saben, pronto termino mi periodo como magistrada de esta hermosa Corporación que tantas alegrías, retos y desafíos me ha traído, los cuales he cumplido con todo el sacrificio y rigor, eso sí, producto de un trabajo en equipo que siempre llevaré en mi corazón.

Muchas gracias a todos porque estos logros y objetivos cumplidos han sido gracias sus esfuerzos y profesionalismo que le han dado a los proyectos y procesos del Sistema de Gestión de Calidad. Les invito a que continúen con ese ímpetu y dedicación, por el bien de la justicia, de nuestra amado y respectado Consejo Superior de la Judicatura, de los ciudadanos y de nuestro país.

¡¡¡Muchas gracias!!!