ACTO DE APERTURA AUDITORÍAS EXTERNAS SIGCMA 2021

El día 08 de noviembre del presente año se llevo a cabo el Acto de Apertura de las Auditorías Externas del SIGCMA 2021 de manera semipresencial, realizado en el Edificio de la Bolsa en el horario de 10:30 a m a 1.00 pm, contando con todos los protocolos de bioseguridad, además simultaneamente fue trasmitido de manera virtual por la plataforma Teams a nivel nacional; el cual estuvo presidido por la Magistrada Líder del SIGCMA la Doctora Martha Lucia Olano de Noguera y dirigido por el Coordinador Nacional del SIGCMA Doctor William Espinosa Santamaría, donde además contó con la participación del Doctor José Mauricio Cuesta Gómez, Director Ejecutivo de Administración Judicial, la Directora de la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico la Doctora Clara Milena Higuera, el Doctor Carlos Alberto Pérez Ceballos Auditor Líder de Operaciones Bioseguras, Doctora Claudia Patricia Bernal Gómez Auditora Líder del Sistema de Gestión Ambiental NTC ISO 14001:2015 y el Doctor Luis Gerardo Martínez Auditor Lider del Sistema de Gestión de Calidad: NTC ISO 9001:2015, NTC 6256:2018 – GTC 286:2018.

A continuación Palabras de la Magistrada Líder del SIGCMA Doctora Martha Lucia Olano de Noguera:.

Respetados Doctores:

Bienvenidos al acto de apertura del Ciclo de Auditorías Externas Semi-Remotas Ciclo 2021, en tiempos de la nueva normalidad generada por la pandemia del COVID-19.

Esta singular situación por la que estamos atravesando a nivel mundial, me hace pensar que, para alcanzar la excelencia en cualquier tarea o área personal y profesional, tenemos que desarrollar el valor de ser auténticos, únicos e irrepetibles y por ende desarrollar un nuevo tipo de competencias orientadas al fortalecimiento primero de nuestras capacidades humanas, profundamente humanas, para superar las adversidades generadas por la nueva normalidad producto de la Pandemia del COVID-19 y, por ende frente a las dinámicas sociales que se han venido gestando.

Como sabemos una auditoría de calidad es una evaluación en la que se comprueba que los procesos que se llevan a cabo en una Entidad están conforme a los objetivos del Sistema Integrado de Gestión y, para el caso nuestro, significa la conformidad con base en el Sistema Integrado de Gestión y Control de  Calidad y Medio Ambiente SIGCMA.

Sin lugar a duda las auditorias de calidad aportan valor agregado y dan confianza a las partes interesadas en el marco de las funciones misionales que nos han sido asignadas por la Constitución y la Ley.

Ahora bien, una de las grandes preguntas que, desde la Rama Judicial nos hacemos es: ¿Para qué sirve una auditoria de calidad?

Pues bien, en el mundo moderno, gracias a los aportes de las Estructuras de Alto Nivel, y por ende de la norma Técnica de la Rama Judicial NTC 6256:2018 y la GTC 286:2018 debemos tener presente que cualquier organización debe enfocarse, entre otras en:

1. El pensamiento basado en riesgos el cual es un nuevo enfoque, establecido por la norma NTC ISO 9001:2015, y recogido en la NTC 6256:2018 que determina y contempla la importancia de la identificación de factores a nivel externo e interno que puede afectar la prestación del servicio o la conformidad de nuestro servicio público de administrar justicia;
2. El pensamiento basado en riesgos permite a una Entidad determinar los factores que podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión de calidad se desvíe de los resultados planificados, para poner en marcha controles preventivos para minimizar los efectos negativos y maximizar el uso de las oportunidades;
3. El pensamiento basado en el riesgo abarca toda la norma ISO 9001 2015 y por ende la NTC 6256:2018 y se apoya en el enfoque basado en procesos.  Esto significa que todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad y Medio Ambiente y en cada etapa del proceso se hace manifiesto el Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) el cual se aplica para ser detectados y analizar los distintos factores de riesgo y su oportunidad;
4. El riesgo, como sabemos, es el efecto de la incertidumbre y cualquier incertidumbre puede tener efectos positivos y negativos.

En el contexto actual de cambio y evolución permanente, máxime, como lo he dicho anteriormente, en tiempos de la "nueva normalidad", la incertidumbre adquiere una gran dimensión, que justifica el pensamiento basado en riesgos dentro del contexto de la norma NTC ISO 9001:2015 y por ende de la NTC 6256:2018.

Acorde con lo anterior podemos afirmar que las auditorias constituyen una poderosa herramienta cuyo objetivo es ayudarnos a prevenir y por consiguiente reducir la incertidumbre, los inconvenientes, los errores, y por consiguiente mejorar la eficacia de la Entidad y acercarla a los niveles óptimos de calidad reconocibles y a los cuales estamos llamados, es decir, a ofrecer el mejor servicio a las partes interesadas internas y externas, a los ciudadanos, conforme al mandato constitucional y lo establecido, entre otras, en la Ley 270/96.

En el mismo contexto, las auditorías nos ayudan a ofrecer a nuestras partes interesadas, a los ciudadanos, una imagen de calidad, con calidad y de esta forma mostrarnos como una corporación exitosa, confiable, razón por la cual los cambios que se generan a partir de los procesos de evaluación que implica:

1. La autoevaluación entendida como un elemento clave en el proceso de evaluación, cuyo objetico es tener la capacidad, evaluar, analizar y mejorar el resultado de los logros de la Entidad respecto a una tarea determinada. Lo anterior  implica tener la capacitad de describir y documentar cómo lo logró, cuándo lo logró, cómo se sitúa el propio trabajo respecto al de los demás y acorde con las funciones que le son asignadas a cada servidor judicial y a una dependencia, en el marco de un proceso  estratégico, misional, de apoyo o de evaluación y mejora y qué puede hacer para mejorar la calidad del mismo, que en otras palabras no es nada diferente a mejorar las competencias y resultados de cada servidor judicial, para el logro de los fines misionales de la Rama Judicial. 
2. Coevaluación: entendida como la retroalimentación, es decir, el proceso de evaluación por el cual son los compañeros y compañeras del servidor judicial que desarrolla una actividad, quienes se evalúan entre sí. Obviamente, antes de realizar una coevaluación es necesario cierto trabajo previo:  manejo adecuado de los procedimientos de evaluación y las estrategias de feedback. Como sabemos una  de las más valiosas herramientas  en este proceso la constituye la Auditoría Interna; aunque forma parte de la misma, la permanente retroalimentación y evaluación que realizan los superiores jerárquicos en torno al desarrollo de metas y objetivos propios del servidor judicial y por ende de cada Dependencia, de acuerdo con las funciones asignadas a cada uno y por consiguiente a las Dependencias, para el logro de los objetivos trazados en el Plan Sectorial de Desarrollo 2019-2022 y en cumplimiento de la Constitución y la Ley.
3. Heteroevaluación: Lo entendemos como el mecanismo a través del cual un tercero externo es quien nos evalúa, bajo la óptica de la mejora continua y acorde con los requisitos previamente establecidos, como es el caso de las Auditorías Externas cuyo objetivo es la verificación de los requisitos establecidos en las normas NTC ISO 9001:2015, NTC 6256:2018, NTC ISO 14001:2015 y en la Resolución 777 del 2 de junio de 2021 "Por medio de la cual se definen los criterios y condiciones para el desarrollo de las actividades económicas, sociales y del Estado y se adopta el protocolo de bioseguridad para la ejecución de estas.

No quisiera pasar por alto, en este acto de instalación de las Auditorías Externas algunos eventos que hemos realizado, desde la última auditoría externa realizada en el mes de septiembre-octubre de 2020 a la fecha con el fin de lograr la mejora continua del SIGCMA y por ende de nuestros servidores judiciales en toda la geografía nacional, es por ello por lo que quiero socializar algunos de nuestros logros, a saber:

1. Durante los meses de septiembre y octubre del año 2020, creamos los instrumentos, estandarizados para el Informe de Revisión por la Dirección de cada una de las Dependencias certificadas, en el cual se articularon las normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, la NTC 6256:2018, la GTC 286:2018, así como el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Acuerdo PSAA14-10160 de 2014.
2. En el mismo sentido se diseñó la matriz de Contexto, la cual parte del análisis DOFA de la realidad contextual en cada una de las sedes certificadas y articula: las necesidades contexto del nivel central y el especifico, pero al mismo tiempo plantea las Estrategias para el manejo y tratamiento del DOFA y la explicitación y articulación con el Plan de Acción y la alineación de los objetivos del Plan Sectorial del Desarrollo con los objetivos del SIGCMA, a la cual se le hace seguimiento trimestral desde el 2021.
3. Acorde con lo anterior diseñamos la Matriz de Riesgos 5x5 articulada obviamente a los instrumentos señalados y la dinámica propia de cada proceso en contexto, así como la documentación respectiva y en el mismo sentido se resalta que se hace seguimiento trimestralmente.
4. Es importante dejar constancia que el riesgo público que venía solicitando la NTC 6256:2018, se eliminó por cuanto la acción propia de la gestión judicial, en lo administrativo y judicial, constituyen per se un riesgo público, luego todos los riesgos de la administración de justicia son públicos. Esto sin lugar a dudas, entre otros temas, nos llevó a trabajar con el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación en la actualización de la NTC 6256:2018 y la GTC 286:2018, proceso que evidentemente se está realizando actualmente.
5. De la misma forma diseñamos la matriz de gestión del cambio, que nos permite sistematizar los cambios respectivos en la Entidad;
6. Se actualizaron todas las caracterizaciones de los procesos del Mapa de Procesos acorde con los requisitos de la NTC 6256:2018 y la GTC 286:2018 y se incluyeron los aspectos relevantes del uso e incorporación de las TICs, para el fortalecimiento de la función pública de administrar justicia.
7. De acuerdo con lo anterior, desde la Coordinación Nacional del SIGCMA, se han realizado, desde el mes de noviembre del 2020, a la fecha, los procesos de sensibilización, capacitación y evaluación de los instrumentos señalados, los cuales se pueden evidenciar en el micrositio del SIGCMA, como lo explicará y mostrará ahora el Coordinador Nacional del SIGCMA, de tal forma que sea público el seguimiento a los Planes y Programas propios del SIGCMA.
8. De la misma forma se han realizado diversos procesos Preparación de las Auditorías Internas y Externas: Presenciales y Remotas.

Ahora bien, en el mismo contexto, desde el punto de vista de inversión y de conformidad con lo establecido en el Plan Sectorial de Desarrollo 2019-2022, se han apropiado recursos para la ejecución de los proyectos que se mencionan a continuación, tendientes al fortalecimiento del SIGCMA, los proyectos son los siguientes:

Adicionalmente quiero contarles que en el momento actual se están desarrollando los siguientes proyectos:

1. Mediante Contrato 093 de 2021 se está formando a 250 Servidores judiciales en la norma NTC ISO 14001:2015, NTC 6256:2018, GTC 286:2018 y Operaciones Bioseguras, a través de un Diplomado de 170 horas, cuyo proceso formativo debe conducir a la actualización de la norma NTC 6256:2018 y GTC 286:2018 en los requisitos ambientales, de salud y seguridad en el trabajo, de seguridad informática y sellos de bioseguridad con un enfoque sistémico que integre a los Poderes Judiciales de Iberoamérica.
2. Mediante contrato 100 de 2021 se está formando a 450 servidores judiciales como auditores en modelos de gestión, sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Seguridad Informática, Norma Antisoborno, Estructuras de alto Nivel articuladas a la NTC 6256:2018 GTC286:2.018 a través de la realización de un Diplomado de 170 horas;
3. Mediante contrato 126 de 2021 se está realizando acompañamiento técnico en el proceso de implementación, implantación, mantenimiento y mejora, de los Sistemas Integrados de Gestión de la Rama Judicial, con base en la NTC 6256:2018, Guía GTC 286:2018, NTC ISO 9001:2015; NTC 14001:2015 articuladas con el Modelo Integrado de Gestión y Control. 
4. Mediante contrato 122 de 2021, se están realizando las auditorías externas de calidad al SIGCMA.

Ahora bien, como quiera que en la presente vigencia en el marco de las auditorías externas se verificarán los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2015; NTC ISO 14001:2015 (únicamente para las sedes certificadas) y la norma NTC 6256:2018 en todas las Dependencias Administrativas y Judiciales certificadas, quiero manifestar a los Auditores Líderes: Doctor CARLOS ALBERTO PÉREZ CEBALLOS, Auditor Líder Operaciones Bioseguras y su Equipo Auditor; Doctora  CLAUDIA PATRICIA BERNAL GÓMEZ, Auditora Líder, Sistema de Gestión Ambiental NTC ISO 14001:2015 y su Equipo Auditor y al Doctor LUIS GERARDO MARTÍNEZ, Auditor Líder del Sistema de Gestión de Calidad: NTC ISO 9001:2015, NTC 6256:2018 – GTC 286:2018 y su Equipo Auditor, que desde el 12 de junio de 2014 el Consejo Superior de la Judicatura adoptó, mediante Acuerdo PSAA14-10160, el Plan de Gestión Ambiental de la Rama Judicial,  al cual todos los servidores judiciales, desde el ámbito desde el cual desarrolla su función misional y las funciones específicas del cargo debemos contribuir al mantenimiento y sostenibilidad del medio ambiente, y de manera especial la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, así como las Direcciones Seccionales de Administración Judicial, en cumplimiento de los requisitos legales que, desde el punto de vista ambiental, se deben cumplir en cada Municipio, Alcaldía y Gobernación donde hace presencia la Rama Judicial.

En este contexto y teniendo en cuenta que dichos requisitos serán verificados en la norma NTC 6256:2018 en los numerales 6.3: Aspectos Ambientales: 6.3.1. Generalidades; 6.3.2. Planificación de acciones ambientales; 6.4 Objetivos del Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental y planificación para lograrlos; numeral 10. Mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental, encontraran ustedes las referencias y actividades que se han venido realizando desde la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial para el cumplimiento de estos y, en este contexto en el micrositio del SIGCMA que veremos más adelante encontraremos la información pertinente. Sin embargo, somos conscientes que, apenas estamos comenzando, así que estamos abiertos a todas las oportunidades de mejora que consideren con el fin de ir consolidando una cultura y consciencia ambiental y de Operaciones Bioseguras en la Rama Judicial y de esta forma contribuir a la sostenibilidad del planeta y la preservación de vida, desde nuestra función misional.

Por ello permítanme recordarles como decía Steve Jobs, que, para ser parte del 1%, de la elite de tu profesión u oficio, debes hacer lo que no hace el 99%, tienes que desarrollar el suficiente coraje para ser audaz, único e innovador al realizar cada una de las tareas de tu trabajo diario, recuerda que:

"Tu tiempo es limitado, de modo que no lo malgastes viviendo la vida de alguien distinto.

No quedes atrapado en el dogma, que es vivir como otros piensan que deberías vivir.

No dejes que los ruidos de las opiniones de los demás acallen tu propia voz interior.

Y, lo que es más importante, ten el coraje para hacer lo que te dice tu corazón y tu intuición."

Auguro éxitos en este proceso, con la seguridad que todas las recomendaciones que nos realice el Equipo Auditor serán tenidas en cuenta en el marco de la mejora continua.

¡¡¡Muchas gracias!!!