Estrategia de sensibilización y formación en materia ambiental en la Rama Judicial

La Unidad de Auditoría del Consejo Superior de la Judicatura en su doble papel; por una parte como evaluador independiente del Sistema Institucional de Control Interno de la Rama Judicial, y por la otra, como destinatario y sujeto obligado de los Acuerdos PSAA14-10160, "Por el cual se adopta el Plan de Gestión Ambiental de la Rama Judicial" y PSAA14-10161, "Por el cual se actualiza el Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad creado mediante Acuerdo PSAA07-3926 de 2007 y se establece el Sistema Integrado de Gestión y Control de la Calidad y el Medio Ambiente -SIGCMA-"; como resultado del análisis de contexto y de la identificación de riesgos, implementa la estrategia de sensibilización y formación en temas relacionados con la política y el Plan de Gestión Ambiental (PGA) de la Rama Judicial; dirigida, no sólo al equipo de la Unidad de Auditoría, sino a todos los servidores judiciales del país.

Como evaluador del Sistema Institucional de Control Interno (SICI), la Unidad de Auditoría tiene la responsabilidad de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos; entre ello, todo lo concerniente a la gestión ambiental al interior de la Rama Judicial, verificando el cumplimiento de las actividades del PGA. 

De igual forma, a través del rol de enfoque hacia la prevención, la Unidad de Auditoría brinda un valor agregado mediante la asesoría permanente, la formulación de recomendaciones con alcance preventivo y la ejecución de acciones de fomento de la cultura del control, que le sirven a la Rama Judicial para la toma de decisiones oportunas frente al quehacer institucional y la mejora continua; entre las que se cuentan las relacionadas con la gestión ambiental institucional.

Como destinatario y sujeto obligado del Plan de Gestión Ambiental, la Unidad de Auditoría tiene la convicción y el firme compromiso de cumplir con las acciones que en materia ambiental adopte la Rama Judicial, para lo cual fomenta entre sus servidores, que en cumplimento de sus funciones y en la ejecución del proceso Gestión de Control Interno y Auditoría, se realicen acatando las directrices y objetivos institucionales enfocados al mejoramiento del desempeño ambiental de la Rama Judicial, determinados por el Consejo Superior de la Judicatura en la política y Plan de Gestión Ambiental, incorporando para ello también la misión, visión, política y objetivos del SIGCMA especificados en el Acuerdo vigente, con el que se establece y actualiza dicho sistema.

Entre las actividades de la estrategia de sensibilización y formación que se implementa, se encuentra la difusión del video elaborado por la Unidad de Auditoría sobre el Plan de Gestión Ambiental de la Rama Judicial, que resume los aspectos relacionados con los siguientes programas: 1) Control del consumo de papel; 2) Gestión de emisiones atmosféricas; 3) Ahorro y uso eficiente del agua; 4) Uso racional y eficiente de la energía; 5) La incorporación de criterios ambientales para la adquisición de bienes y servicios; 6) Gestión integral de residuos sólidos.

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1.    Control al consumo de papel (Reducción, reutilización y sustitución de papel).

• Imprimir sólo si es necesario hacerlo.
• Hacer uso de la firma electrónica y digital.
• Implementar SIGOBIUS para todas las comunicaciones oficiales.
• Remitir documentos por medios magnéticos o digitales.
• Comprobar siempre la configuración de los documentos antes de imprimirlos para evitar el desperdicio de papel.
• Reutilizar las hojas ya utilizadas como también los sobre manila.

2.    Gestión de emisiones atmosféricas

• Utilizar diferentes medios de transporte. Un buen incentivo para la de las personas y el planeta es hacer uso de la bicicleta como medio de transporte o vehículos eléctricos, compartir el vehículo con los colegas de trabajo es otra forma de darle la mano al planeta.
• Si en su entorno familiar es posible, sembrar un árbol.

3.    Ahorro y uso eficiente del agua

El agua es un recurso limitado, lo que hace que esta sea uno de los más preciados del planeta, por lo que es importante utilizar tecnologías de reducción de consumo de agua, tanto en la oficina como en el hogar, para así garantizarle el suministro a futuras generaciones y obtener un ahorro en el pago de la factura.

Puntos fundamentales para tener en cuenta:

· El 97% de toda el agua de la tierra es agua salada, que no es apta para el consumo.

· El 3% del agua de la tierra es agua dulce.

· Sólo se puede beber 0,5% de agua.

· Otro 2,5% del agua dulce existe en los glaciares, la atmósfera, el suelo, debajo de la superficie o no se puede consumir debido a la contaminación.

Implementar grifos y llaves ahorradoras de agua, sistemas de reutilización de aguas lluvias y utilizar el recurso hídrico de forma eficiente, es darle una mano al planeta.

4.    Compras verdes

• Comprar con responsabilidad, y en lo preferible productos que sean amigables con el medio ambiente.
• Utilizar papel reciclado o bienes hechos con algún porcentaje de material reciclado.
• Emplear productos de limpieza ecológica, biodegradable o de bajo impacto ambiental.
• Muchos de los productos que se utilizan en las compras cotidianamente no ayudan al cuidado del planeta, su contaminación pasa por desapercibido, como también el proceso que tienen para su elaboración. Una camiseta de algodón requiere de dos mil litros de agua para poder llegar a su estado final, así que se debe comprar sólo lo necesario.

5.    Ahorro y uso eficiente de la energía

¿Por qué es importante ahorrar energía?

El ahorro de energía es absolutamente necesario, por ahorrar el uso de combustible que permiten la misma, que a su vez disminuye la emisión de gases que irrumpen en la atmosfera, protegiendo el medio ambiente.

Al hablar de este ahorro de energía, no es necesario realmente hacer cambios drásticos en el modo o estilo de vida de las personas, sólo que las hace más conscientes al usarla, y si se difunden es todavía mejor.

Apagar las luces. Es sencillo encender y apagar una luz con solamente un suiche, así que no hay excusa para no apagar las luces de las habitaciones que no se estén usando, o de la que se salga momentáneamente. Parece increíble, pero esto podría representar hasta el ahorro de un 8 a 12% de la factura.

Utilizar bombillas ahorradoras. Las bombillas ahorradoras aportan un mejor flujo luminoso y agradable a los diferentes espacios en el hogar, duran 10 veces más que las bombillas comunes, o preferiblemente usar la luz natural.

Desconectar. Hay aparatos que a pesar de que estén apagados, al estar conectados, consumen energía, a estos se les conoce como vampiros eléctricos; el microondas, el TV, los cargadores que no están cargando nada, consumen energía.

6.    Gestión integral de residuos sólidos (Reducir, Reutilizar y Reciclar)

Reducir: Disminuir la cantidad de recursos que se utilizan por medio de otros hábitos y/o técnicas; por ejemplo, no pedir bolsas en los supermercados a menos que sea necesario, reducir el consumo de papel etc.

Reutilizar: La mayoría de los materiales que se usan día a día pueden ser reutilizados de alguna manera: imprimir el papel por los dos lados, reutilizar la madera de tarimas, donar libros, aparatos eléctricos etc.

Reciclar: El reciclaje es una manera de aprovechar los materiales. La mayoría de todos los materiales que se usan pueden ser reciclados y usados en otras aplicaciones; materiales como el vidrio, pueden reciclarse 40 veces, por ejemplo. Es el compromiso de todos reciclar lo mayor posible y disminuir la producción de basura.

Según el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, a partir de del 1 de enero de 2021, en todo el territorio nacional, la separación de residuos en la fuente se hará en recipientes de color blanco, negro y verde, a fin de garantizar la separación correcta de los residuos sólidos y su adecuado almacenamiento temporal.

Con este nuevo código de colores se espera incrementar el índice de separación en la fuente y que esto se refleje en el cumplimiento de las metas ambientales del país, no sólo en materia de gestión integral de residuos sólidos, sino además en metas como la reducción del 51% de las emisiones de carbono al año 2030.

Su respectiva distribución se hará de la siguiente manera:

Blanco. Residuos aprovechables limpios y secos, como plástico, vidrio, metales, papel y cartón.

Negro: Residuos no aprovechables como el papel higiénico, servilletas, papeles y cartones contaminados con comida, papeles metalizados, entre otros. En esta bolsa o recipiente también deberán disponerse los residuos Covid-19 como tapabocas, guantes, entre otros.

Verde. Residuos orgánicos aprovechables como los restos de comida, residuos de corte de césped y poda de jardín, etc.

Bogotá D.C., 29/08/2021

UNIDAD DE AUDITORÍA

¿Qué es el Sistema Institucional de Control Interno y cuáles son sus elementos?

Conforme con lo establecido en el Decreto 1083 de 2015, el Sistema Institucional de Control Interno está integrado por el esquema de controles de la organización, la gestión de riesgos, la administración de la información y de los recursos y por el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas, resultados u objetivos de la entidad.

• Elementos del Sistema Institucional de Control Interno

Los elementos mínimos del Sistema de Control Interno mencionados en la Ley 87 de 1993 y demás normatividad relacionada, conforman cinco grupos que se interrelacionan y que constituyen los procesos fundamentales de la administración: Dirección, Planeación, Organización, Ejecución, Seguimiento y Control (Evaluación).

Los responsables de fortalecer la interrelación y funcionamiento armónico de los elementos que conforman estos cinco grupos son los servidores públicos en cumplimiento de las funciones asignadas en la normatividad vigente, de acuerdo con el área o dependencia de la cual hacen parte.

1. Dirección

El nivel directivo define las políticas, objetivos y metas corporativas a alcanzar durante los períodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de referencia para la definición de los planes indicativos y de acción.

2. Planeación

La planeación concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas.

Las herramientas mínimas de planeación adoptadas en el Estado, aplicables de manera flexible en los diferentes sectores y niveles de la administración pública, de acuerdo con la naturaleza y necesidades corporativas y en ejercicio de la autonomía administrativa se enmarcan en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan de Inversiones, Planes de Desarrollo Territorial, Plan Indicativo y los Planes de Acción Anuales.

El ejercicio de planeación organizacional debe llevar implícitas dos características importantes, debe ser eminentemente participativo y concertado, así como tener un despliegue adecuado y suficiente en todos los niveles y espacios de la institución; por tanto, la planificación de la gestión debe asumirse como una responsabilidad corporativa, tanto en su construcción como en su ejecución y evaluación.

- Responsables de este proceso

a) Nivel Directivo. Tiene la responsabilidad de establecer las políticas y objetivos a alcanzar en el cuatrienio y dar los lineamientos y orientaciones para la definición de los planes de acción anuales.

b) Todos los niveles y áreas de la organización. Participan en la definición de los planes indicativos y de acción, definición y establecimiento de mecanismos de control, seguimiento y evaluación de estos, así como su puesta en ejecución, de acuerdo con los compromisos adquiridos.

c) Oficinas de planeación. Asesoran a todas las áreas en la definición y elaboración de los planes de acción y ofrecen los elementos necesarios para su articulación y correspondencia en el marco del plan indicativo. Coordinan la evaluación periódica que de ellos se haga por parte de cada una de las áreas, con base en la cual determina las necesidades de ajuste tanto del plan indicativo como de los planes de acción y asesora las reorientaciones que deben realizarse.

d) Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Evalúa el proceso de planeación, en toda su extensión; implica, entre otras cosas y con base en los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su respectivo análisis permite que la formulación de las recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso se realice sobre soportes y criterios válidos y visibles fortaleciendo así la función asesora de estas oficinas.

3. Organización

La organización es la función básica de la gestión gerencial, que consiste en realizar la división y distribución de funciones y competencias asignadas, con miras a lograr los fines y objetivos institucionales y del Estado.

- Responsables de este proceso

a) Todos los niveles y áreas de la organización en ejercicio del autocontrol deben:

• Cumplir sus funciones en concordancia con las normas vigentes aplicables a su gestión.

• Administrar adecuadamente los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos y su utilización de manera efectiva y oportuna.

• Documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarios de tal manera que sean el soporte orientador fundamental, no sólo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos tanto en el plan indicativo como en los planes de acción.

b) Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Evalúa que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la entidad se enmarquen en este contexto.

4. Ejecución

Implica el desarrollo de las actividades de la organización, determinadas en el proceso de planeación, que contribuyen al logro de los objetivos corporativos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de procesos, procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y seguimiento.

- Responsables de este proceso

a) Todos los niveles y áreas de la organización. Participan en la gestión corporativa, mediante la acción individual en los procesos correspondientes, a través del ejercicio intrínseco del control, de tal manera que los partícipes del proceso se conviertan en el elemento regulador por excelencia de este, garantizando el logro de productos y/o servicios con las características planeadas.

b) Oficina de Control Interno o quien haga sus veces:

• Evalúa los procesos misionales y de apoyo, adoptados y utilizados por la entidad, con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes a la misión institucional.

• Asesora y acompaña a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales.

5. Evaluación

Este componente es el complemento fundamental de la planeación, consistente en la verificación y seguimiento a la gestión dándole dinamismo al proceso planificador y facilitando la retroalimentación de las actividades, la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos.

- Responsables de este proceso

a) Nivel Directivo. Debe evaluar los avances y grado de cumplimiento del plan indicativo, toma las decisiones correspondientes y da las orientaciones y lineamientos a seguir por parte de las áreas de la organización para garantizar el logro de los resultados previstos.

b) Todos los niveles y áreas de la organización. Deben evaluar periódicamente los avances de sus planes de acción y reportarlos a la Oficina de Planeación, con el propósito de que esta consolide y presente la información al nivel directivo junto con las propuestas de ajustes a que haya lugar. Realizar el seguimiento y control a su gestión particular, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y procedimientos.

c) Oficina de Planeación. Debe consolidar la evaluación de los planes y discutir con las áreas involucradas la necesidad de ajustes para presentarse al nivel directivo, en caso de que involucren cambios de las estrategias y actividades contenidas en los planes.

d) Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Debe evaluar el sistema de control interno de la entidad, con énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman y presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno de la entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema.

Bogotá D.C., 04/08/2021

JORGE ANTONIO GONZÁLEZ TOBITO

¿Qué es el control interno? ¿Quién es el responsable de implementarlo, aplicarlo y mejorarlo? ¿Cuáles son sus objetivos, características y elementos?

El control interno se concibe en el ordenamiento jurídico a partir de los artículos 209 y 269 Constitucionales que, respectivamente, señalan: "La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley" y "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley".

El Consejo de Estado[1] ha señalado que el control interno se trata de una actividad estatal de tipo transversal porque hace presencia en todos los niveles de la Administración, que busca la modernización de la administración pública y el mejoramiento de la capacidad de gestión de sus instituciones, tendiente a la consecución de mayores niveles de eficiencia en todos los órganos y entidades del Estado.

Señala, además, que el control interno, como su propio nombre lo indica, es la función constitucionalmente establecida con miras a que sea la propia Administración quien examine su desarrollo institucional y su desempeño frente al deber superior de procurar la satisfacción del interés general y de los fines esenciales del Estado.

El artículo 1 de la Ley 87 de 1993, define el control interno en los siguientes términos:

"Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.

Parágrafo. - El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal".

De la norma citada, indica el Consejo de Estado, se tiene que el control interno está concebido en forma sistémica, en atención a que integra tanto la parte de los principios y métodos, como la parte orgánica. En cuanto a lo último, se trata de una función que no está reservada exclusivamente a una dependencia en particular, sino que por el contrario es una atribución que deben desarrollar todos los órganos existentes en la entidad o en toda la escala de estructura administrativa.

Lo anterior es consecuente con la función misma, que como se dijo, es de tipo transversal porque permea todos los niveles de la Administración, como en efecto debe ser porque el control de la gestión debe surtirse desde cada dependencia para el mejoramiento continuo de las funciones asignadas.

El control interno es, entonces, una diáspora funcional, que irradia y compromete a los distintos niveles de la Administración, como así lo corroboran los artículos 5 y 6 de la Ley 87 de 1993, al determinar que la misma aplica para "todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles", y que "la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".

Así las cosas, aunque el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, habla de la oficina de coordinación del control interno, en ningún momento señala que deba concentrarse en ella todas las funciones inherentes a asuntos de control interno; por el contrario, la califica como "uno de los componentes del Sistema de Control Interno", con lo que se confirma lo que se viene diciendo en el sentido que el control interno es un sistema, que vincula a los diferentes niveles de la Administración.

Es claro entonces que el ejercicio del control interno y el diseño de métodos y procedimientos de control interno (artículos 209 y 269 de la Constitución Política) no se circunscriben o dependen de la existencia de una Oficina de Control Interno, esto quiere decir, que una entidad del Estado puede no disponer de esta oficina; sin embargo, debe contar con un sistema control interno, incluido el diseño de métodos y procedimientos de control interno, pues este evento no releva a la Dirección de la responsabilidad de implementar el sistema de control interno y ejercerlo.

Por su parte, la Corte Constitucional, en Sentencia C-506/1999, estableció que:

"(…) dada la importancia que al sistema de control interno da la Constitución de 1991, al caracterizarlo como principalísimo instrumento gerencial, instituido, junto con el control de segundo grado a cargo de las Contralorías, para asegurar el cabal cumplimiento de la misión de las distintas entidades del Estado (…)"

"(…) el efectivo ejercicio del control interno en las organizaciones constituye instrumento irremplazable para la consecución de mayores niveles de eficiencia en todos los órganos y entidades del Estado Colombiano, toda vez que las herramientas gerenciales que lo componen, se orientan a monitorear de manera permanente la gestión pública y el desempeño, tanto individual como institucional (…)".

El COSO^[2], indica que le control interno es el "proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento" (Control Interno - Marco Integrado, COSO 2013).

En conclusión, el control interno es una herramienta gerencial, establecido en la Constitución Política y las leyes reglamentarias, con el fin de recuperar la confianza de la ciudadanía en las entidades de la administración pública y prevenir la ocurrencia de acciones corruptas o ineficaces. Es cualquier medida que tome la Administración y otras partes para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidas. El control interno adecuado es el que está presente si la Administración ha planificado y diseñado las operaciones de manera tal que proporcione una seguridad razonable de que los objetivos y las metas organizacionales se alcanzarán de forma eficiente y económica. El control interno ayuda a las entidades a lograr importantes objetivos y a mantener y mejorar su rendimiento.

El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, es responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, es responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. (Artículo 6, Ley 87 de 1993).

Como parte de la aplicación de un apropiado sistema de control interno, el representante legal en cada organización debe velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Política y demás disposiciones legales vigentes. (Artículo 8, Ley 87 de 1993).

"… el control interno se entiende como parte del proceso administrativo y corresponde adelantarlo a los administradores…" (Corte Constitucional, Sentencia C-534/1993).

• Objetivos del sistema de control interno

Con el propósito de aumentar la confianza y credibilidad de los ciudadanos en las entidades públicas, el artículo 2 de la Ley 87 de 1993, señala como objetivos del sistema de control interno los siguientes:

1. PROTEGER los recursos buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
2. GARANTIZAR la eficacia, la eficiencia y la economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.
3. VELAR porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
4. GARANTIZAR la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
5. ASEGURAR la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
6. DEFINIR Y APLICAR medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
7. GARANTIZAR que el sistema de control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
8. VELAR porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

• Características del control interno

Conforme a lo establecido en el artículo 3 de la Ley 87 de 1993, el control interno tiene las siguientes características:

1. Forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la Entidad.
2. La responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización, corresponde a la máxima autoridad.
3. En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos.
4. La Unidad de Control Interno es la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo.
5. Todas las transacciones de las entidades deben registrarse en forma exacta, veraz y oportuna, de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.

• Elementos para el sistema de control interno

Según lo señalado en el artículo 4 de la Ley 87 de 1993, toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno:

1. Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios.
2. Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.
3. Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.
4. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
5. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
6. Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones.
7. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno.
8. Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades.
9. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.
10. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
11. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad.
12. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Bogotá D.C., 04/08/2021

JORGE ANTONIO GONZÁLEZ TOBITO

La reforma al régimen de control fiscal y el fortalecimiento del control fiscal interno

El control fiscal tiene una gran connotación social, económica y política en un Estado social y democrático de derecho, como garante de la finalidad programática de los recursos públicos y la efectiva realización de los derechos de la población, lo cual redunda en el incremento de la legitimidad institucional y en un adecuado balance de pesos y contrapesos en el ejercicio del poder público. De allí la importancia de la vigilancia y control al gasto público y a la administración de los recursos, pues la optimización de estos hace parte integral y razón de ser del Estado moderno.

En ese propósito, el control fiscal se ha organizado de distinta manera y su consagración normativa y los sistemas de control utilizados también ha sido diversa. Antes de la Constitución Política de 1991 la Contraloría General de la República ejercía un control previo, que tenía como fin realizar los actos de control antes de que tuviera lugar el gasto público y con esto la administración del recurso público; siendo una de sus funciones, la de verificar de forma anticipada del cumplimiento de normas y requisitos por parte de las entidades sometidas a su vigilancia. Esto es, previo a la ejecución o actuación de la administración, lo que trajo una serie de desventajas que en su momento fueron objeto de diversas críticas.

Estas críticas, condujeron a que en la Constitución Política de 1991 se incorporara un nuevo modelo de control fiscal, que tuviera por objeto, no sólo la vigilancia de la gestión fiscal, sino que también verificara los resultados de la administración. Para ese fin, a la autoridad encargada de esa función se le otorgó el carácter de órgano de control autónomo e independiente, estableciendo que ese control sería posterior y selectivo, alejado de las malas prácticas que el modelo de control previo había dejado. Al igual que en el control previo; al nuevo modelo, reconociendo que este tuvo mejoras significativas, le surgieron otras críticas, como es la restricción de la posterioridad; con lo que en ocasiones el órgano de control actúa después de la ocurrencia del daño; es decir, cuando este se ha materializado, llegando tarde, cuando en el recurso público muchas veces ya se ha perdido o se ha usado de forma inadecuada.

Con el objeto de atenuar esta falencia, el Congreso de la República expidió el Acto Legislativo 04 del 18 de septiembre del 2019, "Por medio del cual se reforma el Régimen de Control Fiscal"; con el que se adicionó al control fiscal posterior y selectivo, el control preventivo y concomitante en cabeza del Contralor General de la República; el cual, según la norma, permitirá superar los obstáculos que se presentan para que la vigilancia de la gestión fiscal en tiempo real sea efectiva, con el objeto de hacer seguimiento a las fuentes y usos del recurso público, buscando la defensa y protección del patrimonio del Estado. Este Acto Legislativo constituye otro hito dentro de la evolución de la gestión pública, ya que con él cambia estructuralmente la vigilancia y el control de los recursos y bienes públicos.

En efecto, el nuevo modelo establece que el control fiscal se realizará en tiempo real a través del seguimiento permanente de los ciclos, uso, ejecución, contratación e impacto de los recursos públicos, haciendo uso de las tecnologías de la información, con la participación del control social y la articulación del control interno de las entidades.

Teniendo en cuenta esta previsión constitucional, el Gobierno nacional expidió el Decreto-ley 403 de 2020 del 16/03/2020, "por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal"; reguló, entre otras cosas, en el artículo 61, lo concerniente a la articulación del sistema control interno de las entidades, con el ejercicio del control concomitante y preventivo, con el objeto de que este sirva de insumo complementario, coherente y efectivo para el control fiscal externo sobre hechos, operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos de ejecución que involucren recursos públicos y/o afecten bienes o intereses patrimoniales públicos; indicando también que, la vigilancia y el seguimiento permanente por parte de la Contraloría General de la República deberá contribuir a la armonización y eficacia del sistema de control interno de gestión.

De igual forma, la norma citada establece que el ejercicio de las funciones de la vigilancia y seguimiento permanente al recurso público para el ejercicio del control concomitante y preventivo, no implica el desplazamiento de las competencias asignadas por la Constitución y la ley a las instancias de control interno de gestión, y que la Contraloría General de la República puede consultar en línea los informes de evaluación del sistema de control interno realizados por las oficinas o unidades de control interno a las que le aplica la Ley 87 de 1993, reportados en el Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión (FURAG).

Por su parte, el artículo 62 del referido Decreto-ley, crea el Sistema de Alertas del Control Interno (SACI) a cargo de la Contraloría General de la República, en el cual los jefes de control interno, o quienes hagan sus veces, deben reportar aquellos hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en ejecución, en donde, en el ejercicio de sus funciones, evidencien un riesgo de afectación o pérdida de los recursos públicos y/o de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública; estableciendo que este sistema, servirá de insumo para la priorización y focalización en el ejercicio de la vigilancia y seguimiento permanente a cargo de la Contraloría General de la República.

De igual forma; ordena la norma, que la Contraloría General de la República debe alertar a las oficinas o unidades de control interno de aquellas situaciones que denoten posible riesgo o pérdida de recursos públicos, con el fin de que estas focalicen el ejercicio de sus funciones para lo cual, pueden tomar las medidas necesarias, como, por ejemplo, modificar el programa anual de auditoría.

Finalmente, el Decreto-ley 403 de 2020, incorpora algunas disposiciones para fortalecer el control fiscal interno, especifícame señaladas en el Título XIV, artículos 149, 150 y 151, en los cuales respectivamente:

• Se ratifica la necesidad y obligación de que las entidades públicas implementen el sistema de control interno, conforme a lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, encargado de proteger los recursos de la organización, y que cuenten con una dependencia responsable de medir y evaluar la eficiencia y eficacia de dicho sistema y la efectividad de los controles de forma permanente; estableciendo que para la designación del jefe de la dependencia encargada del control interno en los organismos y entidades del Estado, se debe tener en cuenta los criterios de mérito, capacidad y experiencia para el desempeño del empleo y el cumplimiento de los requisitos y competencias que fije la ley o reglamento.

• Se establece que la dependencia de control interno debe contar con el personal multidisciplinario, que se determine en el reglamento que defina el Gobierno nacional, para lo cual se debe tener en cuenta la naturaleza, especialidad y especificidad de las funciones del organismo o entidad; indicando además que a los empleados que se destinen para las dependencias de control interno se les debe brindar capacitación periódica en auditoría y demás materias relacionadas con el control interno.

• Dentro del respaldo más importante que da el Decreto-ley 403 de 2020 a quienes cumplen labores de auditoría interna, y en general para el ejercicio de las funciones de las unidad u oficinas de control interno, está el hecho de que se establece el deber de entrega de información. Esto se traduce en la obligación de los servidores públicos, de facilitar el acceso y suministrar información confiable y oportuna para el debido ejercicio de las funciones de dichas unidades u oficinas; indicando que "el incumplimiento reiterado al suministro de la información solicitada por la unidad u oficina de control interno dará lugar a las respectivas investigaciones disciplinarias por la autoridad competente".

Bogotá D.C., 29/07/2021

JORGE ANTONIO GONZÁLEZ TOBITO

Articulación del control fiscal con el control interno y las oficinas de control interno o unidades de auditoría

El artículo 1 del Acto Legislativo 04 de 2019, que modificó el artículo 267 de la Constitución Política; entre otros aspectos, autorizó a la Contraloría General de la República para que con carácter excepcional ejerza el control preventivo y concomitante de forma articulada con el control interno de los sujetos de control.

Por su parte, el Decreto-ley 403 de 2020, "Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal"; con respecto a la evaluación del control interno establece que esta "es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos"; indicando que para efectos de la evaluación del control fiscal interno primarán los lineamientos impartidos por la Contraloría General de la República.

Sobre la articulación con el control interno la norma indica que la vigilancia y seguimiento permanente al recurso público para el ejercicio del control concomitante y preventivo deberá articularse con el sistema de control interno con el fin de que este sirva de insumo complementario, coherente y efectivo para el control fiscal externo sobre aquellos hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en ejecución, en los que se involucren recursos públicos y/o se afecten bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública.

Refiere que el ejercicio de las funciones de la vigilancia y seguimiento permanente al recurso público para el ejercicio del control concomitante y preventivo no implica el desplazamiento de las competencias asignadas por la Constitución y la ley a las instancias de control interno de gestión.

También estipula que la Contraloría General de la República podrá consultar en línea los informes de evaluación del Sistema de Control Interno realizados por las Oficinas o Unidades de Control Interno a las que le aplica la Ley 87 de 1993, reportados en el Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión (FURAG).

El referido decreto crea el Sistema de Alertas del Control Interno (SACI) a cargo de la Contraloría General de la República, en el cual los jefes de control interno, o quienes hagan sus veces, deben reportar aquellos hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en ejecución, en donde, en el ejercicio de sus funciones, evidencien un riesgo de afectación o pérdida de los recursos públicos y/o de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública. Sin perjuicio, de lo establecido en el artículo 14 de la Ley 87 de 1993 o las normas que lo modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten.

Dicho sistema sirve de insumo para la priorización y focalización en el ejercicio de la vigilancia y seguimiento permanente a cargo de la Contraloría General de la República.

Así mismo, la Contraloría General de la República alertará a las oficinas o unidades de control interno de aquellas situaciones que denoten posible riesgo o pérdida de recursos públicos con el fin de que focalicen el ejercicio de sus funciones para lo cual, podrán tomar las medidas necesarias, entre otras, la modificación de su plan de auditorías.

Se establece que la vigilancia y el seguimiento permanente por parte de la Contraloría General de la República debe contribuir a la armonización y eficacia del sistema de control interno de gestión.

Entre los mecanismos para el fortalecimiento del control fiscal interno, el citado decreto señala que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política todas las entidades del Estado deben implementar un sistema de control interno encargado de proteger los recursos de la organización, y contar con una dependencia responsable de medir y evaluar la eficiencia y eficacia del sistema y la efectividad de los controles de forma permanente.

De otra parte, el inciso segundo del artículo 14 de la Ley 87 de 1993, refiriéndose al jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, establece que "este servidor público, sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar a los organismos de control los posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en ejercicio de sus funciones".

Igualmente, dicho artículo en su inciso final señala que, "Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten".

Para el efecto, de articular el control fiscal con el control interno de las entidades, la Contraloría General de la República expidió la Resolución Reglamentaria Organizacional No. REG-ORG-0762-2020, "Por la cual se desarrollan las condiciones y la metodología general para el seguimiento permanente a los recursos públicos y el ejercicio de la vigilancia y control fiscal concomitante y preventivo de la Contraloría General de la República"; la cual, en el marco del Acto Legislativo 04 de 2019 que reformó el régimen de control fiscal y del Decreto-ley 403 de 2020 que dicta normas normas para la correcta implementación del mencionado Acto Legislativo y el fortalecimiento del control fiscal; desarrolla las condiciones generales del seguimiento permanente a los recursos públicos y el ejercicio de la vigilancia y control fiscal concomitante y preventivo de la Contraloría General de la República.

Esta disposición reglamentaria, así como las normas superiores mencionadas, hace énfasis en la articulación del control fiscal con el control interno y las oficinas de control interno de las entidades públicas.

Valga decir que esta situación ya había sido prevista por la Corte Constitucional, en la Sentencia C-506 de 1999, al indicar que: "En la visión del Constituyente de 1991, el eficaz y efectivo funcionamiento del control interno, también denominado de primer grado, se articula estrechamente con el que, en forma posterior y selectiva, ejercen las Contralorías en el ámbito de su competencia. De ahí que la eficacia de este último, como control de segundo grado que es, esté condicionada por el grado de eficacia con que se ejerza el control de primer grado al interior de las entidades del Estado por los componentes del sistema de control interno".

Bogotá D.C., 02/09/2020
JORGE ANTONIO GONZÁLEZ TOBITO

Auditorías virtuales y auditorías remotas

La situación actual que vive el mundo con ocasión de la pandemia de la Covid 19, ha obligado que muchas organizaciones cambien su forma de hacer las cosas. Entre estos cambios está la manera en que se desarrolla la actividad de auditoría, pasando a hacerse de forma virtual y remota, sin la presencia de los auditores en las sedes físicas de los "auditados", a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), las cuales tienen entre sus ventajas que permiten verificar información en ubicaciones virtuales y solicitar, enviar, recibir y compartir información, realizar entrevistas, y hacer observaciones y recomendaciones sin necesidad de desplazamientos a ubicaciones físicas, salvo el trabajo de campo cuando es estrictamente necesario.

En el caso de la Rama Judicial, la Unidad de Auditoría del Consejo Superior de la Judicatura, viene desarrollando su labor a través de auditorías virtuales y remotas, dando estricta aplicación a los procedimientos de auditoría establecidos en el Proceso Gestión de Control Interno y Auditoría, de forma controlada, sistemática, documentada e independiente, haciendo uso de los medios tecnológicos institucionales disponibles.

La GTC-ISO 19011:2018, que contempla las directrices para la auditoría de los sistemas de gestión, en su anexo A.16 Auditoría de actividades y ubicaciones virtuales, establece que las auditorías virtuales se realizan cuando una organización desempeña trabajo o proporciona un servicio usando un entorno en línea que permite a las personas con independencia de la ubicación física, ejecutar procesos. También refiere a la auditoría de una ubicación virtual como auditoría virtual; indicando además que las auditorías remotas hacen referencia al uso de tecnología para recopilar información, entrevistar a un auditado, etc., cuando los métodos "cara a cara" no son posibles o deseables; haciendo claridad en que una auditoría virtual debe seguir el proceso estándar de auditoría a la vez que se usa la tecnología para verificar las evidencias objetivas.

Así las cosas, se puede concluir que se establecen dos tipos de auditorías virtuales o una combinación de estas:

• Auditoría virtual con interacción humana. Son las auditorías que requieren la interacción del equipo auditor y el personal del proceso, actividad o dependencia objeto de auditoría, haciendo uso de las TIC.

• Auditoria virtual sin interacción humana. Se hace directamente sobre ubicaciones virtuales, a través de equipos informáticos y de comunicación, documentos digitales y digitalizados, infraestructura tecnológica y demás, suprimiendo casi por completo la interacción con el personal del proceso, actividad o dependencia objeto de auditoría.

Bogotá D.C., 24/08/2020

JORGE ANTONIO GONZÁLEZ TOBITO